Cookies og personvern
Lilly Huseby Kvaalens stiftelse, omtalt som Lillystiftelsen, behandler personopplysninger i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
Lillystiftelsen behandler personopplysninger hovedsakelig i den hensikt å oppfylle stiftelsens formål, som er «å gi jevnlig støtte til fordel for en eller flere norske statsborgere for sangstudier innenfor klassisk musikk, opera eller norsk folkemusikk».
Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
Behandling av personopplysninger er ikke tiltatt med mindre det foreligger et gyldig behandlingsgrunnlag. Et slikt behandlingsgrunnlag kan eksempelvis være samtykke fra den registrerte, kontrakt (inngåelse av avtale), lov eller at vi som behandlingsansvarlig har en «berettiget interesse» som overstiger den registrertes krav på personvern.
Vårt behandlingsgrunnlag er i hovedsak kontrakt og i noen tilfeller samtykke. Dersom Stiftelsen skal behandle personopplysninger til barn under 16 år kreves det samtykke fra de foresatte.
Tildeling
Dersom du har mottatt en tildeling fra oss, er vi avhengig å oppbevare opplysninger for eksempel kontonummer, e-postadresse, etc. for utbetaling av tildelte midler.
Honorar
Dersom du har hatt et oppdrag for oss, er vi avhengig av å oppbevare opplysninger som kontonummer, fødsels- personnummer, etc. for utbetaling av honorar.
Arrangementer
Dersom du har mottatt en invitasjon fra oss er vi avhengig av å oppbevare opplysninger som navn og epostadresse for å kunne foreta utsendelse av invitasjon.
Samarbeidspartnere
For å ha nødvendig kontakt med våre samarbeidspartnere oppbevares opplysninger som e-postadresse, postadresse og telefonnummer til relevante kontaktpersoner.
Hvilke personopplysninger behandles
Personopplysninger Lillystiftelsen samler inn kan deles inn i følgende kategorier:
Identifikasjon. For søkere og kontaktpersoner/brukere er vi nødt til å innhente navn og mobiltelefonnummer.
Kontaktinformasjon som epostadresse og postadresse.
Finansielle opplysninger som kontonummer og fødselsdato.
Bilder. Stiftelsen vil opparbeide en bildebase som dokumentasjon på tildelinger/arrangementer. Disse vil benyttes på webside og some. Lillystiftelsen behandler personopplysninger oppgitt av søkere på stipend som del av vurderingen av søknadene.
Vi publiserer navn på de som har fått innvilget stipend. Vi oppbevarer informasjon om personer som mottar tilskudd fra Lillystiftelsen.
Lillystiftelsen samler ikke inn eller registrerer opplysninger som kan ansees som sensitive opplysninger etter personopplysningsloven.
Vår bruk av personopplysninger
Vi samler inn og behandler personopplysninger for at vi skal kunne oppfylle vår avtale med:
Søkere og kontaktpersoner/brukere som registrerer seg via vår elektroniske søknadsportal
Personer som engasjeres til oppdrag hos Stiftelsen og/eller vårt datterselskap
Personer som skal inviteres til ulike type arrangement
Personer hos våre samarbeidspartnere som vi har kontakt med
I tillegg innhenter vi samtykke, fra personer eller foresatte, før bruk av bilder der personer kan gjenkjennes.
Lillystiftelsen arbeider kontinuerlig med forbedring av våre nettsider og søknadssystem. I tillegg gjennomfører vi av og til undersøkelser som er relevant for vår virksomhet. I den forbindelse vil vi henvende oss til våre søkere og brukere/kontaktpersoner. Slik henvendelse skjer ikke uten samtykke.
Databehandlere
Lillystiftelsen bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene som innhentes og er å anse som behandlingsansvarlig etter personopplysningsreglene. Registrerte personopplysninger behandles konfidensielt hos oss og det er bare de med tjenstlig behov som vil ha tilgang til våre personregistre. Som hovedregel vil vi derfor heller ikke dele personopplysninger med noen utenfor stiftelsen. Visse personopplysninger vil bli utlevert til leverandører av tjenester som behandler data på vegne av og etter instruks fra Lillystiftelsen. Dette skjer kun i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle den forpliktelse vi har påtatt oss eller oppfylle de lovkravene vi er underlagt, og vi sørger for at mottakeren oppfyller gjeldende taushetsforpliktelser og krav til vern av personopplysninger og disse kan ikke brukes til annet formål enn det som er avtalt.
Lagring av personopplysningr og sletting
All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området. Lillystiftelsen beholder opplysningene dine så lenge de trengs for de formålene som opplysningene dine ble samlet inn og behandlet for, eller så lenge det kreves i henhold til lover og forskrifter.
Hvis du har inngått en avtale med oss vil vi beholde personopplysningene som er nødvendige for å oppfylle avtalen eller for å oppfylle krav til oppbevaringstid i lov eller forskrift som for eksempel:
Skatterapportering. Minst fem år etter opphør av avtaleforholdet.
Bokføringsformål. Etter bokføringsforskriften kreves oppbevaring inntil ti år etter regnskapsårets slutt.
Søkere eller kontaktpersoner/brukere som ikke har vist aktivitet i den elektroniske søknadsportalen i løpet av en 5 års periode slettes.
Personer som ikke ønsker å motta invitasjoner blir slettet fra invitasjonslisten. Dersom vedkommende ikke har respondert på invitasjoner siste 3 år, blir også vedkommende slettet fra listen.
Bilder i bildedatabasen slettes ikke da disse anses å ha en berettiget interesse for stiftelsen i forhold til historisk verdi og dokumentasjon av Stiftelsens virksomhet gjennom tildeling av midler.
Lillystiftelsen sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysningene eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen.
Jotform
Vi bruker Jotform til å behandle søknader. Alle opplysningene du oppgir er personopplysninger og også taushetsbelagt hos oss. Opplysningene mellomlagres ikke i våre systemer og det er kun de som juryerer i Lilly Stiftelsen som har tilgang til å se søknadene.
Opplysningene blir lagret hos Jotform i 5 år eller til du selv ber om sletting. Hvem som har fått tildelt stipend slettes ikke.
Les om hvordan Jotform behandler og lagrer data.
Squarespace Analytics
Lillystiftelsen.no er bygget på Squarespace, og analyseverktøyet der samler inn statistikk om hvordan nettstedet vårt blir brukt, slik at vi vet hvilke sider vi skal vie mest oppmerksomhet og hvilke som eventuelt kan forbedres eller slettes. Eksempler på hva som måles er:
Kilder – hvor de besøkende kommer fra?
Geografi – hvilke områder av verden besøker nettsidene våre?
Besøksmengde – øker eller minsker antall besøkende?
Navigasjon – hvordan navigerer besøkende mellom sidene våre?
Squarespace Analytics måler også vanligvis “Activity data” som samler IP-adressen din. Denne funksjonen har vi skrudd av på lillystiftelsen.no.
Les om hvordan Squarespace behandler og lagrer data.
Informasjon om våre følgere på sosiale medier
Lillystiftelsen benytter sosiale medier som Facebook, Instagram, med fler.. Vi får informasjon om dine besøk fra Facebook. Facebook benytter informasjonskapsler og samler dermed inn informasjon om trafikk, besøk. Dette er anonymisert informasjon.
Dine rettigheter
Alle som spør, har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter GDPR – generell personvernforordning. Lillystiftelsen har gitt denne informasjonen i denne personvernerklæringen.
Du kan lese om dine rettigheter på hjemmesiden til Datatilsynet. Her finner du en oversikt over dine rettigheter.
Kontaktinformasjon
Dersom du ønsker å ta kontakt med oss i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger eller du har spørsmål ber vi om at du henvender deg til stiftelsen på post@lillystiftelsen.no